Le télétravail ou remote est plus que jamais au coeur de l’actualité. Tendance de fond portée par la transformation digitale, le remote explose dans les entreprises du numérique. C’est pourquoi il est important de revenir sur les raisons majeures pour les entreprises de ne pas rater ce tournant. Comment réussir sa transition vers le télétravail, quels conseils donner aux salariés pour s’épanouir dans cette nouvelle organisation et comment la mettre en place ?

Sommaire :

Du 0 au 100 % remote, quel type de télétravail pour les entreprises ?

Même si certains éditeurs comme Gitlab ou Invision ont construit dès le départ leur croissance sur le 100% remote, peu d’entreprises et de salariés possèdent l’ADN ou le contexte pour fonctionner de la sorte. Pour la plupart, le télétravail à temps partiel, souvent adopté sur la base de 2 jours par semaine, est la meilleure manière de concilier la souplesse du travail à distance avec la culture d’entreprise et le lien social.

Le télétravail est un apprentissage. Pour arriver à atteindre la même productivité au sein ou en dehors des locaux de l’entreprise, plusieurs étapes doivent être mises en place. Partir de zéro et passer au télétravail demande une adaptation progressive des collaborateurs pour profiter au mieux de ce nouvel espace de liberté. Cela nécessite également de mettre en place les solutions téchnologiques adaptées.

La courbe d’apprentissage du remote

La première étape peut être décrite par le concept de clean desk. Pour rendre effectif le télétravail, il faut donc être en mesure de travailler partout : à la maison, en coworking et dans les locaux de l’entreprise. Finis donc les places attribuées, les photos des enfants, le mug et la plante verte inamovibles. Dans le concept de clean desk, première étape pour mettre en place le télétravail, l’espace de travail change potentiellement chaque jour, même au sein l’entreprise, et la place occupée dans la journée doit-être “nettoyée” chaque soir.

Les salariés ne travaillent plus forcement à côté de leurs partenaires sur un projet mais peuvent rester en contact (même visuel) avec eux en permanence grâce aux outils collaboratifs.

L’évolution d’une entreprise vers le télétravail passe donc par une évolution des mentalités qui doit-être accompagnée par la technologie comme celle du cloud desktop.

Cloud desktop

C’est le concept du bureau virtuel ou cloud desktop : quelle que soit sa géolocalisation et le type de machine utilisé, un collaborateur peut accéder à son espace de travail avec les mêmes accès, les mêmes configurations personnalisées. Il ne s’agit plus uniquement de pouvoir accéder à distance aux données et outils utilisés en entreprise mais de retrouver partout son environnement de travail tel qu’on l’a laissé la veille.

Autre avantage du cloud desktop, la puissance de calcul et la mémoire vive nécessaires pour exécuter les applications se trouvent sur le serveur qui héberge le bureau virtuel, de même que le stockage des données. Cela permet plus facilement de travailler partout même avec des machines ou un réseau moins performants.

Le télétravail qui génère une décentralisation des accès aux ressources de l’entreprises soulève également pour toute entreprise des problématiques de sécurité. En la matière, il existe plusieurs approches, du réseau en circuit fermé auquel on accède à distance via VPN au concept de “zéro trust” ou la sécurité n’est plus construite sur les réseaux et les terminaux mais sur l’utilisateur.

Zero trust

Dans le contexte du télétravail où la liberté est laissée aux collaborateurs d’accéder à leur bureau virtuel depuis n’importe quelle machine (BYOD pour “bring your own device”) et réseaux, les solutions de sécurité traditionnelles ne semblent plus adaptées.

Le “zero trust” est une approche où le réseau quelqu’il soit bénéficie par défaut d’une confiance de 0. Basée sur l’utilisateur, la sécurité est déportée sur chaque connexion de celui-ci. Dans ce modèle plus agile, chaque ressource, où qu’elle soit, n’accepte plus que des utilisateurs authentifiés, d’où qu’ils viennent.

Mais avant de démarrer le chantier du remote et de mettre en oeuvre l’environnement nécessaire, il faut être convaincu de la plus-value apportée par cette nouvelle philosophie du travail. Quelles sont les raisons les plus fréquemment mises en avant par les promoteurs du télétravail ?

6 raisons de passer au télétravail dès aujourd’hui

Il est de plus en plus simple d’organiser des réunions, de collaborer sur des projets, de planifier des tâches, tout cela à distance avec les nombreux outils sur le marché comme Slack, Google Hangout, Skype ou encore FaceBook Workplace. Le télétravail, grâce aux nouveaux outils numériques offre l’opportunité de changer notre vie au quotidien et aux entrerprises de prendre un avantage concurrentiel.

1. Le bonheur au travail : le facteur de motivation numéro 1 pour les salariés

Pouvoir organiser son travail en fonction de sa vie quotidienne et non l’inverse comme cela se passe aujourd’hui va être un facteur déterminant dans le développement du télétravail. Pouvoir se reconnecter à ses enfants, à sa famille, limiter son temps de transport, pouvoir retrouver la liberté de prendre soin de soi et de sa santé, autant de raisons pour les salariés de souhaiter le travail à distance. La flexibilité offerte par le remote permet en effet de mieux gérer sa vie quotidienne en faisant tomber l’obligation de présence au bureau, de 9h à 18h, 5 jours sur 7. Elle permet de réduire les coûts de logement dans certains cas et surtout de transport. Les télétravailleurs interrogés le confirment : le premier impact est la diminution de leurs déplacements et de leurs dépenses en carburant. On peut aussi citer les frais engendrés par la garde des enfants qui peuvent-être limités par l’organisation du salarié en remote. Dans le travail quotidien, on peut parler d’autres avantages comme le fait de pouvoir choisir son environnement de travail, à l’extérieur ou chez soi, dans les moindres détails ainsi que ses horaires en fonction de son rendement.

Le travail à distance va permettre une telle amélioration de la qualité de vie des salariés qu’il sera difficile, voire impossible pour une entreprise de faire marche arrière dès lors que le pas aura été franchi.

2. Le télétravail devient un avantage concurrentiel

Les talents sont partout, pas les opportunités. Une entreprise aujourd’hui faisant le choix du remote verra ses opportunités de recrutement de talents démultipliées. La mobilité est générationnelle et la communication virtuelle est devenue tellement naturelle pour les millennials que les avantages offerts par le travail à distance deviendront, non pas une gratification occasionnelle dans leur façon d’appréhender l’organisation du travail, mais une évidence et un acquis.

Pour une entreprise, la mise en place du remote offre d’autres avantages concurrentiels :

Les entreprises qui ne prennent pas le train en marche de la révolution du télétravail seront remplacées par celles qui se développeront plus rapidement en l’adoptant et en attirant les jeunes talents.

De plus, le télétravail est dans l’ère du temps : les lois sur le code du travail de 2017 ont simplifié sa mise en oeuvre. Toutes les entreprises ont intérêt à prendre en compte les nouvelles aspirations des salariés.

3. Le télétravail améliore la productivité

Comme le souligne des études récentes, le travail à distance peut améliorer la productivité des salariés de 5 à 30 % (source).

4. Le télétravail améliore les relations humaines au travail

Pour les entreprises qui développent le télétravail, et à fortiori pour celles qui fonctionnent en 100 % remote, l’enrichissement des relations humaines est palpable comme en témoignent des sociétés comme Gitlab ou Invision. Les valeurs de diversité et d’inclusion y sont à l’honneur avec l’opportunité de recruter partout dans le monde. Les sociétés qui intègrent le travail à distance mettent en avant les bénéfices suivants dans leurs retours d’expérience :

Paradoxalement, le télétravail, en augmentant le volume d’échanges qui sont plus fréquents à distance peut renforcer la relation avec ses collègues et améliorer considérablement les relations humaines au travail.

5. Le travail à distance devient un enjeu environnemental et sociétal

Le télétravail permet de réduire les déplacements en voiture et le nombre de voitures par foyer, mais aussi les émissions de CO2 liées aux consommations énergétiques des bureaux. L’impact positif du télétravail sur l’environnement peut donc devenir important.

Le télétravail peut être également un des remèdes aux conséquences de la révolution industrielle qui a eu pour effet de bord une concentration urbaine extrême et la flambée des prix de l’immobilier.

Le travail à distance permet d’espérer le maintien d’emplois dans des territoires isolés, la régénération de leur tissu social avec le développement d’activités liées au temps libre gagné par les télétravailleurs et celle de l’économie locale en général. Le remote peut même avoir des impacts positifs sur la consommation et l’économie avec la réduction de la part du budget immobilier des ménages. Il apparaît donc comme un levier de croissance possible pour l’économie et l’écologie.

6 . Le télétravail, ça fonctionne !

Contrairement à la frilosité de certaines entreprises qui ont du mal à lâcher prise sur le sujet du remote, des sociétés ont poussé le concept à l’extrême avec le 100% remote. Elles apportent des exemples édifiants de réussite du modèle de travail distribué. Parmi elles, on retrouve Zapier, Automattic, Invision ou encore Gitlab, et comptent aujourd’hui chacune plusieurs centaines de salariés et poursuivent leur croissance rapide grâce à ce modèle. Gitlab, éditeur du logiciel du même nom est la plus grande société 100% remote avec plus de 1200 salariés travaillant à distance dans 65 pays. Gitlab met en avant les nombreux bénéfices pour les salariés et pour l’entreprise qui lui ont permis de devenir une tête d’affiche du DevOps dans le monde.

On retrouve parmi ces avantages cités dans leurs publications :

Gitlab fait donc figure de pionnier en la matière et a à coeur d’évangéliser et de partager son expérience sur l’organisation du travail qui a contribué à son succès.

En France, sur le sujet du télétravail, les chiffres parlent d’eux-même et nous montrent que la révolution est en marche :

Comment réussir son passage au télétravail en 4 principes

Si les bonnes raisons aujourd’hui de passer au télétravail semblent convaincre de plus en plus d’entreprises, encore faut-il bien réussir la transition et adapter sa culture et ses process pour en tirer un maximum de bénéfices.

1. Communication

La communication devient un enjeu majeur d’une organisation de travail en remote. Les réunions en one-to-one, d’équipe ou avec des clients sont moins fréquentes et en deviennent d’autant plus importantes. Leur récurrence doit être programmée. Elles sont des routines indispensables pour organiser la production, partager l’information et recevoir les retours sur son travail.

Mais les réunions informelles pour partager son état d’esprit, prendre des nouvelles des uns et des autres, comme on peut le faire autour de la machine à café sont à encourager pour garder le lien et préserver les salariés de l’isolement.

L’information doit-être également accessible facilement et centralisée autant que possible grâce à des outils collaboratifs. La documentation est plus importante que jamais dans cette configuration et chaque salarié doit être sensibilisé à la nécessité de documenter l’ensemble de son travail (compte-rendu, spécifications, note de synthèse, wiki …).

2. Confiance

Dans une organisation du travail en remote, la surveillance du micromanagement cède la place à l’indépendance et à la confiance dans les salariés. L’empathie et la bienveillance accompagnent la responsabilisation du collaborateur qui accomplit sa mission en toute indépendance mais peut s’appuyer sur ses équipiers ou son manager à tout instant pour recevoir de l’aide ou des conseils. Cette approche peut constituer un changement déstabilisant. Passer de la culture de la présence à la culture du résultat nécessite pour certains d’être accompagnés et encouragés.

3. Précision

Plus la distance est grande et plus la précision est nécessaire. La communication orale est toujours importante mais doit être accompagnée d’écrits. Cela est valable pour l’ensemble des informations partagées à tous les niveaux de l’entreprise mais aussi pour les agendas et les plannings qui doivent être mis à jour avec rigueur. Pour cela, les outils de project management comme Trello, Monday ou Jira, les outils de collaboration comme Slack ou Hangout sont indispensables à la bonne marche de la société.

4. Responsabilisation

La distance peut créer la nécessité de devoir prendre plus de décisions de son propre chef pour ne pas ralentir les processus. Elle donne l’opportunité pour les salariés d’acquérir plus de responsabilités dans leurs missions et, pour les entreprises, d’atteindre un niveau de management plus horizontal et plus agile.

4 conseils pour bien travailler à distance

Votre société a franchi le pas ? Les salariés vont pouvoir bénéficier de 2 jours par semaine de télétravail voire plus ?
Quels conseils donner aux salariés pour qu’ils profitent au maximum de ce nouvel espace de liberté ?

1. Organisez votre routine

Si vous travaillez à domicile et n’avez que quelques mètres à franchir entre votre chambre et votre lieu de travail, un peu de discipline va être nécessaire.

Gardez le même rythme (du moins pour les novices) que celui que vous auriez en allant au bureau. Préservez vos rituels matinaux. Aménagez un endroit confortable et propice à la concentration.

Définissez un agenda pour votre journée et calez vos réunions en début de semaine. Gardez un contact quotidien avec vos collègues et n’hésitez pas à organiser des points informels dès que l’occasion se présente afin de ne pas subir l’isolement.

N’hésitez pas aussi à varier vos lieux de travail. Il existe de plus en plus d’endroits (cafés, espaces de co-working) propices au télétravail où vous pourrez être dynamisé par l’environnement, et cela souvent pour le prix d’un simple café.

2. Aménagez votre espace de travail

Aménagez votre espace de travail pour qu’il soit au moins aussi confortable que ce que vous avez au bureau (écran, fauteuil ergonomique, luminosité de la pièce). Quand on télétravaille plusieurs jours par semaine, il est important de ne pas sous-estimer les effets néfastes pour votre santé d’un environnement mal adapté.

Assurez-vous d’avoir accès aux bons outils. Faites configurer un VPN si nécessaire, installez sur votre machine les mêmes outils collaboratifs que ceux utilisés par vos collègues. Vérifiez vos accès aux informations partagées dont vous avez besoin et organisez la façon dont vous pourrez communiquer avec vos clients.

3. Communiquez d’avantage

Utilisez sans réserve les outils qui vous permettent de garder un contact direct et visuel avec vos interlocuteurs comme Hangout. Privilégiez la messagerie aux emails pour vous rapprocher au mieux du mode conversationnel que vous avez au bureau et accélérer les échanges. Ne boudez pas les communications informelles pour garder un lien avec vos collègues.

4. Profitez de votre temps libre

Le travail à distance apporte le privilège de pouvoir organiser son travail en fonction de sa vie quotidienne. Ne vous en privez pas !

Il faut veiller à ne pas trop déborder sur ce temps de liberté et savoir couper sa journée pour prendre des moments pour soi. Le remote, c’est aussi l’opportunité de démarrer de nouveaux loisirs, de de se reconnecter avec soi-même, ses enfants, sa famille.

Il vous faut donc dépasser parfois une certaine culpabilité à ne pas travailler quand on est loin du bureau et de ses collègues. Le temps gagné sur le temps de transport et les réunions qui s’éternisent est l’occasion pour vous de vous épanouir, de vous former, de découvrir de nouvelles activités.

Comment mettre en oeuvre le télétravail ?

Il est devenu simple de mettre en place le télétravail pour ses salariés. Depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, le télétravail occasionnel se trouve donc désormais légalement reconnu.

Il suffit d’un accord entre un salarié et son employeur pour mettre en place le télétravail au regard de la loi. Il peut être mis en place dès l’embauche du salarié ou en cours de contrat. Il est possible de l’exercer à domicile ou hors domicile, comme dans un espace de coworking.

Mais il faut bien être conscient pour le salarié que ce mode d’organisation du travail n’est pas un droit acquis. L’entreprise peut refuser la demande de télétravail d’un salarié.

Dans le cas d’un télétravail régulier et à l’échelle, le Code du travail prévoit la mise en oeuvre d’un accord collectif ou d’une charte élaborée par l’employeur après avis du CSE. Dans ce cas, l’entreprise devra motiver un refus au salarié concerné par des arguments légitimes et des critères objectifs.

Pour plus d’informations sur les modalités de mise en place du télétravail, vous pouvez consulter les informations officielles