Comment organiser le pilotage dynamique de son cercle ?
Comment s’organiser ?
Au sein de chaque cercle, un “facilitateur” est élu. Chaque détenteur d’un rôle a tout pouvoir de décision pour accomplir son travail, restituant ainsi l’autonomie et le sens des responsabilités partout et de façon homogène.
Précisons que ce, ou ces rôles (une même personne peut en effet en avoir plusieurs et de fait appartenir à plusieurs cercles) peuvent être actualisés, et évoluer en permanence : le contenu de chaque rôle est validé collectivement lors des réunions de gouvernance de chaque cercle, ce qui permet au détenteur du rôle de se sentir légitime (et d’avoir une totale confiance en ses compétences). Le premier lien décide de l’attribution des rôles aux personnes.
Les réunions de gouvernance
Programmée toutes les six semaines au sein de chaque cercle, la réunion de gouvernance permet de clarifier l’organisation de l’entreprise et la définition des rôles (manquants, ou à redistribuer), mais avec un mode de réflexion particulier. Nous touchons là à l’une des notions clés de l’holacratie : au cours de ces réunions, on dessine l’organisation en (re)définissant les rôles, en établissant des politiques communes au cercle. La plus-value de l’holacratie réside alors dans la rapidité et la simplicité avec laquelle les mesures peuvent être prises.
Les réunions de triage
Le processus de ces réunions opérationnelles hebdomadaires, appelées “réunions de triage” est comparable aux “points d’équipe”. Elles ont pour objet de lever les tensions qui bloqueraient le travail, et elles permettent aussi au cercle de se synchroniser avec les équipes. Il s’agit de se positionner cette fois dans l’organisation et d’agir dans son rôle. Rappelons que la tension dont nous parlons est ici vue comme une énergie qui exprime un besoin non comblé, une idée, un problème… On ne parle plus d’erreur, mais de potentiel d’évolution. C’est le carburant qui permet à l’organisme d’avancer dans le sens de la raison d’être. Chacun, à travers son rôle, “apporte ses tensions”, qui partagées, provoqueront des actions et donneront naissance à de nouveaux projets. Dans ce contexte, la tension n’a rien de contrariant ou conflictuel : il s’agit de qualifier “ce qui est” et “ce qui pourrait être”.
Comment se déroule une réunion de triage chez SFEIR ?
Toutes les semaines, une réunion de triage est organisée au sein d’un cercle. L’idée est de commencer par faire un tour d’humeur pour libérer toute éventuelle tension et instaurer un climat agréable dans le lieu de la réunion.
Ensuite, le facilitateur de la réunion, désigné au préalable, ouvre le fichier de tensions propre au cercle que chacun des membres du cercles a pu compléter de façon très globale, depuis la dernière séance au gré de son activité.
Chaque membre explique ensuite sa tension en essayant d’y apporter des propositions de solutions. Le cercle discute ensuite de la solution envisagée et acte ensemble, sans attendre forcément la validation hiérarchique, de la décision et de son implémentation. La tension est alors suivi dans ce fichier et marqué avec son nouveau statut. Et ainsi de suite.
La réunion de triage, timeboxée, est alors déclarée comme terminée par le facilitateur jusqu’à la prochaine itération.