Ce qu’il faut savoir pour créer des rôles
Bien définir un rôle :
- Le rôle décrit le travail attendu des uns et des autres.
- Il définit les limites, les autorités et les zones d’initiatives de chacun.
- Il met de la clarté sur “qui fait quoi" et “qui décide de quoi”.
- Il apporte de la souplesse, par sa possibilité d’évoluer en fonction des événements et du contexte.
- Il fait passer de la posture d’exécutant à celle de contributeur, en mesure d’apporter à l’organisation ce dont elle a besoin pour réaliser sa raison d’être.
- La définition du rôle a lieu lors de la réunion de gouvernance.
Un rôle est défini par 4 éléments :
- Son nom,
- Sa raison d’être = sa mission,
- Ses domaines de contrôle = périmètre de son droit de regard,
- Ses redevabilités = activités attendues et importantes pour traiter ce rôle (souvent un infinitif), il s’agit d’une activité régulière pour permettre à l’organisation de fonctionner (terme plus large que responsabilité car la redevabilité peut permettre de mobiliser d’autres personnes / de déléguer en partie).
Le rôle émerge en fait d’une décision collective, et se voit conférer une autorité nécessaire à sa mission. Les initiatives prises par le rôle sont individuelles.
Méthodologie permettant de définir les différents rôles
Le plus simple est de partir de la liste des rôles actuellement existants dans l’entreprise, puis de les faire évoluer via des réunions de gouvernance. Certaines carences ou la réalisation que des optimisations sont possibles vont faire apparaître de nouveaux rôles, en transformer d’autres. En prime, il faut réaliser qu’un individu peut endosser plusieurs rôles et qu’un rôle peut être à la charge de plusieurs individus. Pour aider à la définition de ces rôles, il faut se demander :
- Qu’est-ce que je fais régulièrement ?
- Qu’est-ce que les autres me demandent ?
- Qu’est-ce qui n’est pas inscrit sur ma fiche de poste, mais que je fais tout de même ?
- Quels sont les reportings, livrables que je fournis et à quelle fréquence ?
Il faut ensuite définir un nom pour son rôle et sa raison d’être (sa mission). Ça peut simplement être un résultat ou un objectif.
Les avantages de la mise en place des rôles
Les principaux avantages de la mise en place de rôle sont :
- Permettre aux personnes de prendre du recul sur leurs activités quotidiennes,
- Travailler sur la raison d’être,
- Permettre de mieux définir la gouvernance : quand le rôle est implicite, il devient alors difficile à tenir,
- Clarté par rapport aux attentes de chacun,
- Plus simple de réaliser une passation en cas de départ : les rôles peuvent être repris par différentes personnes et la transition est mieux définie,
- Permettre de supprimer les rôles de contrôle superflus.
L’attribution des rôles se fait ensuite en concertation avec les membres du Cercle concernés.